logo CPE

2023-01-10

Zasady kontroli

Podstawy prawne, perspektywa finansowa 2014-2020

Kontrola raportów przeprowadzona jest zgodnie z:

Ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020

Wytycznymi dla Krajowego Kontrolera w Programach Europejskiej Współpracy Terytorialnej 2014-2020.

 

Przekazywanie dokumentacji do Kontroli odbywać się może:

  • drogą pocztową, poprzez przesłanie uwierzytelnionych kopii kompletu dokumentacji raportu, na adres:

Centrum Projektów Europejskich

ul. Domaniewska 39a

02-672 Warszawa

 

  • drogą mailową

Uruchomiliśmy skrzynkę email: wk@cpe.gov.pl, na którą należy przekazywać pisma o gotowości do przeprowadzenia Kontrolera raportu.

 

  • poprzez platformę  ePUAP
  1. Wyłącznie Pismo przewodnie z danymi takimi jak: nazwa programu, nazwa projektu, okres raportowania, adresy do kontaktów – należy przesłać za pomocą programu ePUAP na skrytkę CPE dedykowaną dla KontrolerPierwszego Stopnia (KONTROLER)
  2. Adres skrytki to: /CPE_Warszawa/kontrola
  3. Jeśli nie uda się znaleźć adresu skrytki dla Kontroli to proszę wybrać skrytkę ogólną Centrum Projektów Europejskich.
  4. Przesłanie Pisma rozpoczyna bieg Kontroleradministracyjnej. Jest to termin równoważny do daty wpływu dokumentów w wersji papierowej do CPE.
  5. Pismo to zostanie przekazane Państwa kontrolerowi.
  6. Kontroler zwróci się do Państwa z prośbą o dostarczenie w wersji elektronicznej tylko wybranych do próby dokumentów  (nie dotyczy to programu URBACT, tu Kontrolerpodlega 100% dokumentów)
  7. Następnie prosimy o dostarczenie ich w wersji elektronicznej Państwa kontrolerowi (nie ma potrzeby drukowania tych dokumentów i opatrzenia ich podpisem „za zgodność z oryginałem”).
  8. Certyfikat otrzymacie Państwo drogą elektroniczną.

Terminy

Zgodnie z wymaganiami Programów EWT kontrolę administracyjną należy zakończyć w terminie:

- 3 miesięcy od dnia zakończenia okresu sprawozdawczego (URBACTIII, INTERREG EUROPE)

- 3 miesięcy od dnia złożenia raportu (Interreg Central Europe)

- 2 miesiące od dnia złożenia raportu (Interreg Baltic Sea Region)

Powyższe terminy obejmują:

- złożenie dokumentów przez Partnera do Kontroli w CPE

- kontrolę dokumentacji przez wyznaczonego Kontrolera

- wystawienie certyfikatu przez wyznaczonego Kontrolera

- dostarczenie certyfikatu przez Partnera Projektu do Lidera Projektu

- dostarczenie certyfikatu przez Lidera Projektu do WST

 

W celu dotrzymania terminu administracyjnego wszczęcia kontroli raportu Partnera Projektu, dokumentacja do kontroli CPE musi zostać przekazana w ciągu 14 dni od daty zakończenia okresu sprawozdawczego.

UWAGA:

Kontroler ma obowiązek wystawienia certyfikatu w wyznaczonym terminie – brak dokumentów, wyjaśnień ze strony Partnera nie wstrzymuje terminu wystawienia certyfikatu na kwotę niższą niż wnioskowana.

Należy mieć na uwadze, że skuteczna komunikacja pomiędzy kontrolerem a Partnerem oraz należycie przygotowana dokumentacja (zgodnie z zadami opisanymi w Program Manual), czy braki w dokumentacji bezpośrednio wpływają na termin zakończenia kontroli.

Nieterminowe złożenie raportu do kontroli ogranicza możliwość skorygowania/uzupełnienia dokumentacji. Brak właściwego udokumentowania wydatków oznacza, że nie będą one certyfikowane w danym okresie sprawozdawczym. W takim wypadku wydatki mogą zostaną certyfikowane w kolejnym okresie sprawozdawczym, o ile zostaną uznane za kwalifikowalne w procedurze skargowej.

 

Procedura skargowa od wyników administracyjnej

W przypadku gdy w toku kontroli administracyjnej przedstawione do rozliczenia wydatki zostaną przez kontrolera uznane za niekwalifikowane, Partner Projektu otrzyma informacje o wynikach ze wskazaniem przyczyny.

Partner ma prawo zgłoszenia umotywowanych pisemnie zastrzeżeń na decyzję o wynikach kontroli, w terminie 14 dni kalendarzowych  – data otrzymania korespondencji (również elektronicznej).

Kontroler na wniosek Partnera Projektu  może wydłużyć termin na złożenie umotywowanych zastrzeżeń beneficjenta, pod warunkiem, że zostanie on złożony przed upływem terminu.

Termin rozpatrzenia takiego odwołania to maksymalnie 14 dni kalendarzowych.

Kontroler ma prawo przeprowadzić dodatkowe czynności weryfikacyjne lub żądać przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień. Podjęcie przez kontrolera tych czynności lub działań każdorazowo przerywa bieg terminu.

Procedura skargowa na wynik kontroli przewiduje jednokrotną możliwość odwołania się Partnera Projektu i złożenia dodatkowych wyjaśnień, zgodnie z  art. 25 ust. 11 ustawy wdrożeniowej - od decyzji o niekwalifikowaniu wydatku nie można się odwołać.

 

Kontrola zamówień publicznych

Kontrola EX-ANTE postępowań o udzielenie zamówienia publicznego realizowanego na podstawie Ustawy prawo zamówień publicznych

Partner jest uprawniony przed ogłoszeniem postępowania o zamówienie publicznego do przedłożenia dokumentacji przetargowej do Kontrolera I stopnia celem wstępnej oceny zgodności opracowanej dokumentacji z ustawą PZP.

Ocena uprzednia (ex-ante), co do zasady, pełni funkcję prewencyjną i doradczą, ma pomóc beneficjentowi ustrzec się przed negatywnymi skutkami ewentualnych naruszeń przepisów ustawy PZP, szczegółowych wymagań określonych w dokumentach programowych lub zasad unijnych i krajowych.

Ocena cenę ex-ante, zostanie przeprowadzona jeśli zostaną spełnione łącznie wszystkie następujące przesłanki:

  • został złożony wniosek Partnera Projektu o przeprowadzenie oceny ex-ante,
  • postępowanie jeszcze nie zostało wszczęte przez Partnera Projektu,
  • umowa o dofinansowanie na realizację projektu została podpisana.

Informacja z wynikami ex-ante przekazywana jest beneficjentowi, w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentacji do oceny.

Dokumenty do oceny ex-ante

Ocena ex-ante polega na weryfikacji, na wniosek Partnera poddaje się projekty dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia przez beneficjenta postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności:

  •     projekt ogłoszenia o zamówieniu,
  •     projekt SIWZ,
  •     projekt zaproszenia do negocjacji
  •     projekt umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W trakcie dokonywania oceny ex-ante KONTROLER zwraca szczególną uwagę na możliwość wystąpienia naruszeń przepisów ustawy PZP, o których mowa w Taryfikatorze, a w szczególności możliwości użycia zapisów naruszających zasadę równego traktowania i uczciwej konkurencji w opisie przedmiotu zamówienia, warunkach udziału w postępowaniu, ocenie ofert, prawidłowości wyboru trybu postępowania.


UWAGA:

Kontroler dokonujący oceny ex-ante nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość przeprowadzenia procedury zamówienia. Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy PZP za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego.

Kontroler po ocenie ex-ante projektowanej treści dokumentów postępowania informuje Partnera Projektu o  potencjalnych nieprawidłowościach mogących skutkować  uznaniem części lub całości wydatków z postępowania PZP.

Przekazanie zastrzeżeń lub brak zastrzeżeń kontrolera po przeprowadzonej ocenie ex-ante nie wyklucza zidentyfikowania przez kontrolera nieprawidłowości w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na etapie ex-post.

UWAGA:

Kontroler weryfikuje dokumentację jednokrotnie, dokumentacja poprawiona przez beneficjenta w wyniku zgłoszenia zastrzeżeń po przeprowadzonej ocenie ex-ante nie jest powtórnie weryfikowana przez kontrolera na etapie oceny ex-ante.

 

Kontrola EX-POST postępowań o udzielenie zamówień publicznych realizowanych na podstawie Ustawy Prawo zamówień publicznych

Kontrola ex-post przeprowadzona jest po udzieleniu zamówienia publicznego.

 Kontrola ex-post postępowania nie jest przeprowadzana jeżeli:

  • wydatki dotyczące udzielonego zamówienia są rozliczane za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków w linii budżetowej koszty biurowe i administracja,
  • jeśli pomimo wyłączenia podmiotowego lub przedmiotowego ze stosowania ustawy PZP partner przeprowadził procedurę wyłonienia wykonawcy w oparciu o przepisy ustawy PZP,
  • w odniesieniu do zamówień publicznych przeprowadzonych zgodnie z ustawą PZP o charakterze pomocniczym w stosunku do działań realizowanych w projekcie np. postępowanie na poziomie całej instytucji na materiały biurowe, tłumaczeniowe, cateringowe w przypadku gdy suma wydatków rozliczanych w ramach projektu jest równa lub niższa niż 4500 PLN brutto – nie dotyczy postępowań o zamówienie publiczne przeprowadzanych wyłącznie na potrzeby projektu,
  • wydatki dotyczące udzielonego zamówienia nie są rozliczane za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków.

Kontrola ex-post postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych przez beneficjentów dokonywana jest niezależnie od weryfikacji administracyjnej raportów na miejscu.

UWAGA:

Rekomendowane jest składanie do kontroli dokumentacji dotyczącej przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne, bezpośrednio po podpisaniu umowy o zamówienie publiczne, niezależnie od harmonogramu składania raportów w wyznaczonych okresach sprawozdawczych. Brak wydatków w ramach danej umowy o zamówienie publiczne nie wyklucza przeprowadzenia kontroli ex-post zamówienia.

Dokumenty do kontroli EX-POST

Dokumentacja podlegająca kontroli w ramach przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

  • Protokół z postępowania o zamówienie publiczne wraz z wszystkimi załącznikami,
  • Ogłoszenie o zamówieniu wraz z ewentualnymi zmianami,
  • Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z ewentualnymi zmianami,
  • Umowę o zamówienie publiczne wraz z ewentualnymi aneksami,
  • Oferty wraz z wymaganymi załącznikami,
  • Treść zapytań i odpowiedzi – jeśli dotyczy
  • Wniesienie wadium – jeśli dotyczy
  • Dokument powołujący Komisję przetargową – jeśli dotyczy
  • Informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej,
  • Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego.

UWAGA:

Niezależnie od wybranej procedury, przy udzielaniu zamówienia należy przestrzegać zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Środki finansowe należy wydatkować w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady terminowego uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zaś proces wyboru powinien być odpowiednio udokumentowany.

W przypadku stwierdzenia naruszenia zasad udzielania zamówień publicznych kontroler ma prawo nałożyć korektę finansową zgodnie z rozporządzeniem w sprawie korekt.