logo CPE

2019-11-09

Zasady kontroli I stopnia

Podstawy prawne

Kontrola I stopnia (FLC) przeprowadzona jest zgodnie z Ustawą z dnia 11 lipca 2014r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 oraz na podstawie Wytycznych dla Krajowego Kontrolera w Programach Europejskiej Współpracy Terytorialnej 2014-2020.

Cała korespondencja przesyłana pocztą tradycyjną dotycząca kontroli I stopnia powinna być kierowana na adres:

Centrum Projektów Europejskich

ul. Domaniewska 39a

02-672 Warszawa

 

Terminy

Zgodnie z wymaganiami Programów EWT kontrolę administracyjną należy zakończyć w terminie:

- 3 miesięcy od dnia zakończenia okresu sprawozdawczego (URBACTIII, INTERREG EUROPE)

- 3 miesięcy od dnia złożenia raportu (Interreg Central Europe)

- 2 miesiące od dnia złożenia raportu (Interreg Baltic Sea Region)

Powyższe terminy obejmują:

- złożenie dokumentów przez Partnera do FLC

- kontrolę dokumentacji przez FLC

- wystawienie certyfikatu przez FLC

- dostarczenie certyfikatu przez Partnera Projektu do Lidera Projektu

- dostarczenie certyfikatu przez Lidera Projektu do WST

 

W celu dotrzymania wymaganych terminów wymaga się, aby:

- w ciągu 14 dni od dnia zakończenia okresu sprawozdawczego Partner dostarczył dokumentację do FLC.

- w ciągu 2 miesięcy kontroli administracyjnej FLC zakończył ocenę raportu (wysłanie uwag, kontakty robocze, uzupełnianie/dosyłanie dokumentów, wyjaśnienia, certyfikat).

 

UWAGA:

FLC ma obowiązek wystawienia certyfikatu w wyznaczonym terminie – brak dokumentów, wyjaśnień ze strony Partnera nie wstrzymuje terminu wystawienia certyfikatu na kwotę niższą niż wnioskowana.

Należy mieć na uwadze, że skuteczna komunikacja pomiędzy FLC a Partnerem oraz starannie przygotowana dokumentacja (zgodnie z zasami opisanymi w Program Manual), czy braki w dokumentacji bezpośrednio wpływają na czas trwania kontroli I stopnia.

Nieterminowe złożenie raportu do FLC znacząco ogranicza możliwość skorygowania/uzupełnienia dokumentacji. Brak właściwego udokumentowania wydatków oznacza, że nie będą one certyfikowane w danym okresie sprawozdawczym. W takim wypadku wydatki mogą zostaną certyfikowane w kolejnym okresie sprawozdawczym, o ile zostaną uznane za kwalifikowalne w procedurze skargowej.

 

Procedura skargowa od wyników kontroli administracyjnej

W przypadku wydatków uznanych za niekwalifikowanle w trakcie kontroli administracyjnej, Partner Projektu otrzyma informacje o wynikach kontroli administracyjnej ze wskazaniem przyczyny.

Partner ma prawo zgłoszenia do FLC umotywowanych pisemnie zastrzeżeń na decyzję o wynikach kontroli administracyjnej, w terminie 14 dni kalendarzowych (art. 25 ust. 2 ustawy wdrożeniowej) – data otrzymania korespondencji elektronicznej.

FLC może wydłużyć termin na złozenie zastrzeżeń nawniosek beneficjenta, pod warunkiem, że zostanie on złożony przed upływem terminu.

FLC rozpatruje zastrzeżenia w ciągu 14 dni kalendarzowych.

FLC ma prawo przeprowadzić dodatkowe czynności weryfikacyjne lub żądać przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień. Podjęcie przez FLC tych czynności lub działań każdorazowo przerywa bieg terminu.

FLC informuje o przedłużeniu terminu.

FLC rozpatruje zastrzeżenia tylko raz, brak możliwości zgłoszenia dalszych zastrzeżeń - art. 25 ust. 11 ustawy wdrożeniowej - od decyzji o niekwalifikowaniu wydatku nie można się odwołać.

 

Kontrola zamówień publicznych

Kontrola EX-ANTE postępowań o udzielenie zamówienia publicznego realizowanego na podstawie Ustawy prawo zamówień publicznych

Partner jest uprawniony przed ogłoszeniem postępowania o zamówienie publicznego do przedłożenia dokumentacji przetargowej do Kontrolera I stopnia celem wstępnej oceny zgodności opracowanej dokumentacji z ustawą PZP.

Ocena uprzednia (ex-ante), co do zasady, pełni funkcję prewencyjną i doradczą, ma pomóc beneficjentowi ustrzec się przed negatywnymi skutkami ewentualnych naruszeń przepisów ustawy PZP, szczegółowych wymagań określonych w dokumentach programowych lub zasad unijnych i krajowych.

Kontroler I stopnia przeprowadza ocenę ex-ante, jeśli zostaną spełnione łącznie wszystkie następujące przesłanki:

  • do Kontrolera I stopnia został złożony wniosek beneficjenta o przeprowadzenie oceny ex-ante,
  • postępowanie jeszcze nie zostało wszczęte przez beneficjenta,
  • umowa o dofinansowanie na realizację projektu została podpisana.

Informacja z wynikami kontroli ex ante przekazywana jest beneficjentowi, w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentacji do oceny.

Dokumenty do kontroli ex-ante

Kontroler I stopnia na wniosek Partnera poddaje weryfikacji projekty dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia przez beneficjenta postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności:

  •     projekt ogłoszenia o zamówieniu,
  •     projekt SIWZ,
  •     projekt zaproszenia do negocjacji
  •     projekt umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W trakcie dokonywania oceny ex-ante FLC zwraca szczególną uwagę na możliwość wystąpienia naruszeń przepisów ustawy PZP, o których mowa w Taryfikatorze, a w szczególności możliwości użycia zapisów naruszających zasadę równego traktowania i uczciwej konkurencji w opisie przedmiotu zamówienia, warunkach udziału w postępowaniu, ocenie ofert, prawidłowości wyboru trybu postępowania.


UWAGA:

Kontroler I stopnia nie ponosi odpowiedzialności za przeprowadzenie procedury zamówienia. Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy PZP za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego.

Przekazanie zastrzeżeń lub brak zastrzeżeń Kontrolera I stopnia po przeprowadzonej ocenie ex-ante nie wyklucza zidentyfikowania przez Kontrolera I stopnia nieprawidłowości w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na etapie kontroli wydatków.

W przypadku zastrzeżeń do treści projektów dokumentów Kontroler I stopnia informuje beneficjenta, że niewprowadzenie zmian do dokumentacji może skutkować uznaniem części lub całości wydatku za nieprawidłowy na dalszych etapach kontroli.

Przekazanie zastrzeżeń lub brak zastrzeżeń Kontrolera I stopnia po przeprowadzonej ocenie ex-ante nie wyklucza zidentyfikowania przez Kontrolera I stopnia nieprawidłowości w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na etapie kontroli wydatków.

W przypadku zastrzeżeń do treści projektów dokumentów Kontroler I stopnia informuje beneficjenta, że niewprowadzenie zmian do dokumentacji może skutkować uznaniem części lub całości wydatku za nieprawidłowy na dalszych etapach kontroli.

 

UWAGA:

Kontroler I stopnia weryfikuje dokumentację jednokrotnie, dokumentacja poprawiona przez beneficjenta w wyniku zgłoszenia zastrzeżeń po przeprowadzonej ocenie ex-ante nie jest powtórnie weryfikowana przez Kontrolera na etapie oceny ex-ante.

 

Kontrola EX-POST postępowań o udzielenie zamówień publicznych realizowanych na podstawie Ustawy Prawo zamówień publicznych

Kontrola ex-post przeprowadzona jest po udzieleniu zamówienia publicznego. Kontroler I stopnia nie przeprowadza kontroli ex-post jeżeli:

  • wydatki dotyczące udzielonego zamówienia są rozliczane za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków w linii budżetowej koszty biurowe i administracja,

jeśli pomimo wyłączenia podmiotowego lub przedmiotowego ze stosowania ustawy PZP partner przeprowadził procedurę wyłonienia wykonawcy w oparciu o przepisy ustawy PZP,

  • w odniesieniu do zamówień publicznych przeprowadzonych zgodnie z ustawą PZP o charakterze pomocniczym w stosunku do działań realizowanych w projekcie np. postępowanie na poziomie całej instytucji na materiały biurowe, tłumaczeniowe, cateringowe w przypadku gdy suma wydatków rozliczanych w ramach projektu jest równa lub niższa niż 4500 PLN brutto – nie dotyczy postępowań o zamówienie publiczne przeprowadzanych wyłącznie na potrzeby projektu.
  • wydatki dotyczące udzielonego zamówienia nie są rozliczane za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków.

 

Kontrola ex-post postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych przez beneficjentów dokonywana jest przez Kontrolera I stopnia niezależnie od weryfikacji administracyjnej lub kontroli na miejscu.

UWAGA:

Celem usprawnienia kontroli administracyjnej (weryfikacji złożonych raportów), rekomenduje się przedłożenie dokumentacji dotyczącej przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne, bezpośrednio po podpisaniu umowy o zamówienie publiczne, niezależnie od harmonogramu składania raportów w wyznaczonych okresach sprawozdawczych. Brak wydatków w ramach danej umowy o zamówienie publiczne nie wyklucza przeprowadzenia kontroli ex-post zamówienia.

Dokumenty do kontroli EX-POST

W przypadku zamówień publicznych partner projektu jest zobowiązany dostarczyć do kontroli I stopnia następującą dokumentację dotyczącą postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

  • Protokół z postępowania o zamówienie publiczne wraz z wszystkimi załącznikami,
  • Ogłoszenie o zamówieniu wraz z ewentualnymi zmianami,
  • Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z ewentualnymi zmianami,
  • Umowę o zamówienie publiczne wraz z ewentualnymi aneksami,
  • Oferty wraz z wymaganymi załącznikami,
  • Treść zapytań i odpowiedzi – jeśli dotyczy
  • Wniesienie wadium – jeśli dotyczy
  • Dokument powołujący Komisję przetargową – jeśli dotyczy
  • Informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej,
  • Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego.

 

UWAGA:

Niezależnie od wybranej procedury, przy udzielaniu zamówienia należy przestrzegać zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, środki finansowe należy wydatkować w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady terminowego uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zaś proces wyboru powinien być odpowiednio udokumentowany.

W przypadku stwierdzenia naruszenia zasad udzielania zamówień publicznych kontroler ma prawo nałożyć korektę finansową zgodnie z rozporządzeniem w sprawie korekt.

Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie warunków obniżania wartości korekt finansowych oraz wydatków poniesionych nieprawidłowo związanych z udzielaniem zamówień.