logo CPE

2023-04-20

Zasady kontroli w perspektywie finansowej 2021-2027

Podstawy prawne obowiązujące w procedurach kontroli

Unijne podstawy prawne

  • ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2021/1059
    z dnia 24 czerwca 2021r. - w sprawie przepisów szczegółowych dotyczących celu „Europejska współpraca terytorialna” (Interreg) wspieranego w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz instrumentów finansowania zewnętrznego

Krajowe podstawy prawne

  • Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027- Ustawa wdrożeniowa
  • Wytyczne dotyczące kontroli zarządczych w programach Interreg na lata 2021-2027
  • Porozumienie w sprawie powierzenia Centrum Projektów Europejskich zadań związanych z prowadzeniem kontroli w ramach programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej Interreg 2021- 2027

 

Rodzaje kontroli

  • Kontrola administracyjna
  • Kontrola na miejscu realizacji projektu
  • Kontrola doraźna
  • Kontrola trwałości
  • Kontrola zamówień publicznych (ex-post i ex-ante)

 

Etapy w procesie kontroli administracyjnej

I krok: rozpoczęcie kontroli

A. Dla programów Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027, Interreg Europa Środkowa 2021-2027, Interreg Europa 2021-2027, Urbact IV oznacza przesłanie do CPE pisma przewodniego informującego o gotowości do kontroli

Pismo przewodnie należy przesłać do CPE

  • Za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wk@cpe.gov.pl lub
  • Za pomocą programu ePUAP na skrytkę CPE dedykowaną dla kontroli – adres skrytki to /CPE_Warszawa/kontrola lub na skrytkę ogólną CPE lub
  • Za pośrednictwem poczty na adres Centrum Projektów Europejskich

Rekomenduje się, aby pismo dot. gotowości do kontroli przesłać w terminie nie dłuższym niż 14 dni po zakończeniu okresu sprawozdawczego w programach: Interreg Europa Środkowa 2021-2027, Interreg Europa 2021-2027, URBACT IV

B. Dla programu Interreg Next Polska-Ukraina 2021-2027 oznacza złożenie wniosku o płatność w systemie CST2021 (powiadomienie wpływa na e-mail Kontrolera)

II krok: czynności kontrolne

  • Analiza dokumentacji, wybór próby dokumentów do kontroli, proces wyjaśnień/uzupełnień do kontroli 
  • W przypadku projektów realizowanych w ramach programów Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027, URBACT IV – dokumentacja źródłowa jest przesyłana przez partnera z wykorzystaniem narzędzia Microsoft One Drive
  • W przypadku projektów realizowanych w ramach programów Interreg Europa Środkowa 2021-2027, Interreg Europa 2021-2027, Interreg NEXT Polska-Ukraina 2021-2027 dokumentacja źródłowa jest zamieszczana przez partnera za pośrednictwem systemu informatycznego danego programu

III krok: zakończenie kontroli

  • Kontroler wystawia certyfikat dla wydatków uznanych za kwalifikowalne oraz przesyła informację pokontrolną dot. wyników kontroli
  • Certyfikat jest wystawiany na kwotę, którą kontroler jest w stanie potwierdzić na podstawie otrzymanych dokumentów
  • Kontroler ma obowiązek wystawić certyfikat w terminie wyznaczonym przez program. Brak dokumentów i wyjaśnień nie wstrzymuje terminu zakończenia kontroli administracyjnej
  • Certyfikat jest wystawiony za pośrednictwem systemu informatycznego dla danego programu
  • Informacja o wynikach kontroli jest wysyłana drogą elektroniczną
    1. Dla programów Interreg Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027, Interreg Europa Środkowa 2021-2027, Interreg Europa 2021-2027, URBACT IV na wskazany przez partnera adres poczty elektronicznej
    2. Dla programu Interreg NEXT Polska-Ukraina 2021-2027 w systemie CST2021

IV krok: zastrzeżenia do wyników kontroli

  • w terminie 14 dni od dnia doręczenia Informacji o wynikach kontroli partner ma prawo do wniesienia umotywowanych zastrzeżeń do wyników kontroli (procedura odwoławcza) – art. 27 ust. 2 Ustawy wdrożeniowej


Termin na zakończenie kontroli administracyjnej

  • 3 miesiące od dnia złożenia raportu - Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027 oraz URBACT IV
  • 2 miesiące od dnia złożenia raportu - Interreg Europa Środkowa 2021-2027
  • 3 miesiące od dnia zakończenia okresu sprawozdawczego – Interreg Europa 2021-2027
  • 2 miesiące od dnia złożenia wniosku o płatność w systemie CST2021 - Interreg NEXT Polska-Ukraina 2021-2027

 

Kontrola zamówień publicznych

Kontrola ex-ante (ocena uprzednia)

  • Dot. postępowań o udzielenie zamówienia publicznego realizowanego na podstawie Ustawy prawo zamówień publicznych (PZP) i co do zasady, pełni funkcję prewencyjną i doradczą
  • W trakcie dokonywania oceny ex-ante Kontroler zwraca szczególną uwagę na możliwość wystąpienia naruszeń przepisów ustawy PZP, o których mowa w Taryfikatorze, a w szczególności możliwości użycia zapisów naruszających zasadę równego traktowania i uczciwej konkurencji w opisie przedmiotu zamówienia, warunkach udziału w postępowaniu, ocenie ofert,  sprawdza prawidłowości wyboru trybu postępowania
  • Ocena ex-ante zostanie przeprowadzona, jeśli zostaną spełnione łącznie wszystkie następujące przesłanki:
    - został złożony wniosek partnera projektu o przeprowadzenie oceny ex-ante
    - postępowanie jeszcze nie zostało wszczęte przez partnera projektu
    - umowa o dofinansowanie na realizację projektu została podpisana
  • Kontroler dokonujący oceny ex-ante nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość przeprowadzenia procedury zamówienia - za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego
  • Kontroler po ocenie ex-ante informuje partnera projektu o potencjalnych nieprawidłowościach mogących skutkować uznaniem części lub całości wydatków z postępowania PZP za niekwalifikowalne
  • Przekazanie zastrzeżeń lub brak zastrzeżeń kontrolera po przeprowadzonej ocenie ex-ante nie wyklucza zidentyfikowania przez kontrolera nieprawidłowości w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na etapie ex-post
  • Kontroler weryfikuje dokumentację jednokrotnie, dokumentacja poprawiona przez partnera w wyniku zgłoszenia zastrzeżeń po przeprowadzonej ocenie ex-ante nie jest powtórnie weryfikowana przez kontrolera na etapie oceny ex-ante

    Dokumenty do kontroli ex-ante
  • projekt ogłoszenia o zamówieniu
  • projekt SWZ
  • projekt zaproszenia do negocjacji
  • projekt umowy w sprawie zamówienia publicznego

 

Kontrola ex-post

  • Dot. postępowań o udzielenie zamówienia publicznego realizowanego na podstawie Ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP)
  • Kontrola ex-post przeprowadzona jest po udzieleniu zamówienia publicznego
  • Kontrola ex-post postępowania nie jest przeprowadzana, jeżeli:
    - pomimo wyłączenia podmiotowego lub przedmiotowego ze stosowania ustawy PZP partner przeprowadził procedurę wyłonienia wykonawcy w oparciu o przepisy ustawy PZP
    - wydatki dotyczące udzielonego zamówienia są rozliczane za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków w projekcie
  • W przypadku stwierdzenia naruszenia zasad udzielania zamówień publicznych kontroler ma prawo nałożyć korektę finansową zgodnie z rozporządzeniem w sprawie korekt

    Dokumenty do kontroli ex-post

     Protokół z postępowania o zamówienie publiczne wraz z wszystkimi załącznikami m.in.

  • Ogłoszenie o zamówieniu wraz z ewentualnymi zmianami
  • Specyfikacja Warunków Zamówienia wraz z ewentualnymi zmianami
  • Umowa o zamówienie publiczne wraz z ewentualnymi aneksami
  • Oferty wraz z wymaganymi załącznikami
  • Treść zapytań i odpowiedzi – jeśli dotyczy
  • Potwierdzenia wniesienie wadium – jeśli dotyczy
  • Dokument powołujący Komisję przetargową – jeśli dotyczy
  • Informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej
  • Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego
  • Inne w zależności od trybu postępowania

 

Przydatne linki