Sytuacja związana z  rozprzestrzenianiem się koronawirusa w Polsce, wymusiła wprowadzenie wiele zmian zarówno w handlu, usługach, przedsiębiorstwach, czy w instytucjach publicznych. W trosce o bezpieczeństwo interesantów oraz pracowników, Centrum Projektów Europejskich również wprowadziło odpowiednie procedury bezpieczeństwa.  Zawieszone zostały do odwołania spotkania, szkolenia i konsultacje bezpośrednie. Większość Pracowników CPE pracuje w trybie zdalnym, ale jesteśmy z Państwem w kontakcie telefonicznym i mailowym; działamy aktywnie online.

Ze względu na negatywny wpływ epidemii na realizację projektów, każdy z Wydziałów i Wspólnych Sekretariatów Technicznych wprowadził szereg udogodnień dla beneficjentów. Przedstawiamy Państwu „antywirusową tarczę Centrum Projektów Europejskich”:

 

Wydział Kontroli

Z dnia na dzień zaistniałe okoliczności przenoszą codzienną aktywność Wydziału do świata wirtualnego, zmieniając dotychczasowy styl pracy. Kontrola projektów zawsze odbywająca się w świecie realnym, na podstawie dokumentacji papierowej, również błyskawicznie musiała  adaptować się do tej nowej rzeczywistości.

W związku z napływającymi od Państwa pytaniami w sprawie alternatywnej metody raportowania wydatków ponoszonych podczas realizacji projektów w programach INTERREG Baltic Sea Region, Central Europe, Europe, URBACT III, podjęto działania zmierzające do prowadzenia działań kontrolnych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Na wniosek Centrum Projektów Europejskich instytucje zarządzające programami odstąpiły od obowiązku przesyłania dokumentacji w formie papierowej, potwierdzonej za zgodność z oryginałem. Dbając o bezpieczeństwo wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektów postanowiono również o wykonywaniu kontroli na miejscu w trybie zdalnym.

Udostępniono do dyspozycji partnerów projektów kanały komunikacji elektronicznej. Partnerzy posiadający konta na platformie ePUAP mogą przesłać dokumentację za jej pośrednictwem. Możliwe jest również wysłanie dokumentacji poprzez pocztę elektroniczną. Świadomi powszechnie stosowanej pracy zdalnej, dbając o zdrowie osób przygotowujących dokumentację, przeszliśmy wszędzie tam gdzie to możliwe na kontrolę tylko próby dokumentów.

Możliwość składania dokumentacji podpisanej elektronicznie zapewniono również przy kontroli projektów działania 4.3 PO WER. Jesteśmy w pełni otwarci, aby dostosować termin kontroli do możliwości beneficjentów, jeśli trzeba przełożyć kontrolę lub wydłużyć termin składania dokumentów.

Składając wnioski o aprobaty audytorów weryfikujących projekty Programu Współpracy Transgranicznej Polska Rosja oraz Programu Polska – Białoruś Ukraina, również nie ma potrzeby ich przesyłania pocztą. Zachęcamy do wykorzystania platformy ePUAP.

 

Instytucja Pośrednicząca Programu POWER Działanie 4.3 Współpraca ponadnarodowa

Działania IP POWER skierowane do Beneficjentów w celu wsparcia ich w obecnej sytuacji, to przede wszystkim wydłużenie naboru wniosków do 18 czerwca: https://www.cpe.gov.pl/p2077/o-nas/aktualnosci/druga-aktualizacja-regulaminu-konkursu-nr-powr040300-ip07-00-0022020

Ponadto IP na bieżąco publikuje na stronie i FB Centrum Projektów Europejskich informacje ważne dla Beneficjentów w związku z realizacją projektów, np.

- informacja o wejściu w życie specustawy funduszowej: 

https://power.cpe.gov.pl/wiadomosci/specustawa-funduszowa-wsparciem-dla-beneficjentow-programow-operacyjnych-obowiazuje-od-18-kwietnia-2020-r,39841

- zalecenia dla beneficjentów

https://power.cpe.gov.pl/wiadomosci/zalecenia-ip-dla-beneficjentow-w-zwiazku-z-pandemia,39837 

Zalecenia zostały również wysłane w systemie SL2014.

Ponadto opiekunowie na bieżąco wspierają Beneficjentów realizujących projekty, m.in. udzielając konsultacji i porad dotyczących realizacji projektów w obecnej sytuacji.

 

Centralny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich

Konsultacje bezpośrednie i spotkania informacyjne zostały zawieszone do odwołania – obecnie konsultanci Punktu pracują zdalnie, ale jesteśmy dla Państwa nadal dostępni. Pozostajemy z Państwem w kontakcie telefonicznym i mailowym. 

Ponadto teraz możecie wziąć Państwo udział w spotkaniu informacyjnym o Funduszach Europejskich nie wychodząc z domu – konsultanci przygotowują spotkania w wersji online. Do tej pory odbyły się dwa takie spotkania a prezentacje zostały udostępnione na platformie Youtube:

1. "Wsparcie dla młodych przedsiębiorczych. Fundusze Europejskie dla startupów”

Link do spotkania: https://bit.ly/3ay2DCe

2. "Fundusze Europejskie dla organizacji pozarządowych”

Link do spotkania: https://bit.ly/2WaXBa9

Obecnie konsultanci CPI pracują nad przygotowaniem kolejnych spotkań online z różnych zakresów tematycznych.

Dodatkowo w ramach cyklu Czwartki z CPI na Facebooku, publikowane są odpowiedzi na  najczęściej zadawane pytania o środki unijne przeznaczone na wydatki związane z łagodzeniem skutków epidemii.

 

Program Interreg Polska-Saksonia 2014 – 2020

Działania jakie zostały podjęte w Sekretariacie, to przede wszystkim dostosowanie procedur związanych z realizowaniem projektów do panującej szczególnej sytuacji oraz związane z tym intensywne działania informacyjne, głównie publikowanie na bieżąco stosownych komunikatów na stronie internetowej sekretariatu, zarówno polskiej jak i niemieckiej, oraz na Facebooku WS PL-SN. Bardzo istotną decyzją dla Wspólnego Sekretariatu było odwołanie posiedzenia Komitetu Monitorującego Programu Współpracy INTERREG Polska-Saksonia 2014-2020, zaplanowanego pierwotnie na 25-26 marca w Zielonej Górze. Najważniejsze procedury związane z tym posiedzeniem, czyli decyzje o dofinansowaniu bądź odrzuceniu nowych projektów zostały przeprowadzone w trybie korespondencyjnym.

Działania informacyjne:

- 18.02. przeprowadzono akcję mailową skierowaną do beneficjentów oraz opublikowanie na www.pl.plsn.eu i www.de.plsn.eu informacji na temat odwołania Dni Otwartych Funduszy Europejskich

- 12.03. opublikowano informację na stronach na www.pl.plsn.eu, www.de.plsn.eu i Facebooku na temat zmiany trybu pracy zespołu WS na zdalny wraz z informacją o sposobie komunikowania się

- 13.03. publikacja komunikatu na www i FB na mocy ustalenia z Instytucją Zarządzającą (MFiPR) na temat gotowości do uwzględniania wyjątkowych i nieprzewidzianych okoliczności przy realizacji zaplanowanych działań w ramach projektów, w tym: wyrażanie zgody na wydłużenie okresu realizacji projektów, wydłużenie terminów składania wniosków o płatność, elastyczne podejście do terminów przeprowadzania kontroli na miejscu, bardziej elastyczne podejście do oceny kwalifikowalności wydatków, na którą ma wpływ obecne zagrożenie epidemiczne (w języku polskim i niemieckim)

- 08.04. publikacja komunikatów na www i umieszczenie stosownej informacji na FB na mocy ustalenia z Instytucją Zarządzającą (MFiPR) w związku z kolejnymi udogodnieniami odnoszącymi się do procedur raportowania, informowania/wnioskowania o zmiany w projektach, a także kwalifikowalności wydatków. Ponadto zostały opublikowane komunikaty dot. niestosowania zasady konkurencyjności, zmian w umowie związanych z zasadą konkurencyjności oraz zawierania umów w formie elektronicznej.

- 14.04. opublikowanie na www i FB informacji o przedłużonym trybie zdalnym pracy WS-u.

- 15.04. opublikowanie na www i FB informacji o wynikach procedury obiegowej przeprowadzonej przez Komitet Monitorujący w związku z odwołaniem planowanego posiedzenia.

Na stronie internetowej WS PL-SN stworzyliśmy dodatkową dedykowaną zakładkę „COVID-19” (w obu wersjach językowych), gdzie na bieżąco publikujemy artykuły związane z pandemią. Umieszczamy je również w aktualnościach oraz w zakładkach tematycznych skierowanych do beneficjentów.

Ponadto na FB umieszczamy aktualne informacje związane z ograniczeniem ruchu na granicy polsko-niemieckiej, w szczególności skierowane z do osób zatrudnionych w kraju sąsiada.

Rozpowszechniliśmy informację o projekcie realizowanym w ramach naszego programu pt. „Transgraniczne zapobieganie i zwalczanie powodzi i klęsk żywiołowych”, w ramach którego wdrożono w powiecie zgorzeleckim i Görlitz specjalistyczny transgraniczny system informowania sztabów kryzysowych o występujących zdarzeniach, w tym zakażeniach wirusem COVID-19, co pozwala zoptymalizować ostrzeżenia ludności i skoordynować działania służb ratowniczych.

 

Program Interreg Polska-Słowacja 2014-2020

Na stronie internetowej pojawiła się zakładka dedykowana komunikatom w związku z COVID-19: https://pl.plsk.eu/komunikaty-w-zwiazku-z-covid-191

Wprowadziliśmy bardziej elastyczne rozwiązania dla beneficjentów, aby umożliwić realizację projektów w trakcie trwającej epidemii. Na szczególną uwagę zasługują 3 komunikaty: 

  • 2 kwietnia 2020 - obejmuje szczególne rozwiązania w następujących kategoriach:
    • Zasady kwalifikowalności wydatków
    • Sprawozdawczość
    • Zmiany w projektach
    • Procedowanie dokumentów
    • Ogólne zalecenia
    • Fundusz Mikroprojektów
    • Dotychczasowe uregulowania 
  • 16 kwietnia 2020 - Komunikat dotyczący dopuszczalnych zmian umowy o zamówienie (zasada konkurencyjności) w związku z wystąpieniem siły wyższej
  • 23 kwietnia 2020 - Komunikat dotyczący zawierania umowy o zamówienie publiczne). 

Informacje są również regularnie publikowane na  Facebooku Programu:  https://www.facebook.com/ProgramPLSK/. 

 

Program Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020

W związku z aktualnym zagrożeniem epidemicznym oraz jego negatywnym wpływem na realizację projektów w ramach Programu Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020 nie pozostawiamy naszych beneficjentów bez pomocy. Wspólny Sekretariat Techniczny Programu (WST) oraz Instytucja Zarządzająca (IZ) będą brać pod uwagę wyjątkowe i nieprzewidziane okoliczności spowodowane kryzysem związanym z COVID-19 przy ocenie i realizacji projektów. Wychodząc naprzeciw naszym partnerom każdy trudny przypadek będzie rozpatrywany indywidualnie – w zależności od rodzaju projektu i problemu będziemy razem z Państwem szukać optymalnych rozwiązań.

Idąc dalej WST oraz IZ wspólnie z partnerami zagranicznymi pracuje nad mechanizmami, które w sposób elastyczny i korzystny dla Państwa pozwolą na sprawną realizację zaplanowanych w projektach działań. W ramach powyższego przewidujemy m.in:

- wyrażanie zgody na wydłużenie okresu realizacji projektów,

- wydłużenie terminów składania wniosków o płatność,

- elastyczne podejście do terminów przeprowadzania kontroli na miejscu,

- bardziej elastyczne podejście do oceny kwalifikowalności wydatków, na którą ma wpływ obecne zagrożenie epidemiczne.

Aby ułatwić projektom zminimalizowanie negatywnego wpływu epidemii, Wspólny Komitet Monitorujący Programu (WKM) zatwierdził suplement do podręczników Programu i wytycznych weryfikacji wydatków dotyczący sytuacji spowodowanej przez COVID-19. Zawiera on instrukcje dla beneficjentów i możliwe uproszczenia. Nowe reguły będą obowiązywać do odwołania. Dokument opublikowany jest na stronie Programu. (https://www.pbu2020.eu/pl/news/1477). 4 kwietnia 2020 r. WKM zatwierdził również zmodyfikowaną wersję Podręcznika Programu, która umożliwia wydłużenie okresu realizacji projektu ponad 24 miesiące (https://www.pbu2020.eu/pl/news/1491).

Ze względu na fakt, że obecny stan epidemii COVID można zakwalifikować jako zdarzenie spełniające przesłanki wystąpienia siły wyższej (tzn. wyjątkowej sytuacji niewynikającej z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć) beneficjenci mogą skorzystać również z ułatwień w stosowaniu ustawy PZP. Możliwe jest wyłączenie stosowania zasady konkurencyjności w ramach zamówień niezbędnych do przeciwdziałania skutkom COVID-19 ze względu na wymaganą natychmiastową realizację zamówienia lub wystąpienie natychmiastowej potrzeby udzielenia zamówienia. Oznacza to, że beneficjenci i wnioskodawcy mogą odstąpić od zastosowania zasady konkurencyjności podczas udzielania zamówień niezbędnych do przeciwdziałania skutkom COVID-19. Więcej na stronie Programu (https://www.pbu2020.eu/pl/news/1488).

Wystąpienie siły wyższej powoduje również, że beneficjenci będą mogli dokonywać istotnych zmian umów o zamówienie, jeśli one zaistniały wskutek wystąpienia pandemii wirusa (np. zmiana terminu wykonania umowy, czasowe zawieszenie jej wykonywania, zmiana sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych). Będą one możliwe do wprowadzenia pod warunkiem, że nie prowadzą do zmiany ogólnego charakteru umowy (https://www.pbu2020.eu/pl/news/1506)

W sytuacji pandemii zmienia się także sposób weryfikacji administracyjnej na miejscu realizacji projektów. Obecnie Program nie wymaga, aby weryfikacja na miejscu odbyła się równocześnie z weryfikacją raportu interim, w którym są raportowane wydatki dotyczące zakupu środków trwałych o wartości równej lub przekraczającej 5000 EUR brutto – teraz umożliwiono zatwierdzanie wydatków dotyczących takich zakupów na podstawie dokumentacji papierowej, w tym zdjęć zakupionego sprzętu. Również audytorzy pracujący nad projektami wdrażanymi w ramach Programu zostali poproszeni o prowadzanie weryfikacji wyłącznie w trybie „zza biurka”. Dokładne wskazówki dostępne są na stronie Programu (https://www.pbu2020.eu/pl/news/1502).

W związku z odwołaniem naszych szkoleń dla beneficjentów projektów regularnych, Dużych Projektów Infrastrukturalnych (DPI) oraz mikro-projektów oraz przejściem WST na tryb pracy zdalnej do Państwa dyspozycji na stronie Programu udostępnione zostały materiały i kanały dotyczące wdrażania projektów w Polsce, na Białorusi i Ukrainie: materiały ze szkoleń, odpowiedzi na istotne dla beneficjentów kwestie (sekcja FAQ). Więcej informacji można znaleźć na stronie Programu: https://www.pbu2020.eu/pl/news/1499 (projekty regularne i DPI) oraz https://www.pbu2020.eu/pl/news/1466 (mikro-projekty).

W najbliższej przyszłości mamy również w planach organizację alternatywnej formy szkoleń dla Państwa, w postaci szkoleń on-line - pracownicy Sekretariatu Programu już nad tym pracują.

Pytania dotyczące projektów, na które nie znajdą Państwo odpowiedzi na stronie internetowej Programu PBU: https://www.pbu2020.eu/pl prosimy zadawać na adres pbu@pbu2020.eu. Opiekunowie projektów w WST są stale do Państwa dyspozycji poprzez komunikację elektroniczną.

 

Program Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 2014-2020

Od czasu kiedy pandemia koronawirusa zaczęła się rozprzestrzeniać również w Polsce, pracownicy Wspólnego Sekretariatu Technicznego Programu Polska-Rosja 2014-2020 zaczęli pracować częściowo zdalnie i częściowo z biura. Pomimo braku możliwości organizacji bezpośrednich spotkań, wspieramy beneficjentów telefonicznie, mailowo oraz poprzez zamieszczanie odpowiednich komunikatów na stronie internetowej Programu Polska-Rosja oraz na Facebooku.

Jako forma wsparcia dla beneficjentów, wprowadzono ułatwienia w zakresie realizowanych zamówień publicznych, m.in. wyłączenie zasady konkurencyjności podczas udzielania zamówień mających na celu przeciwdziałanie COVID-19. Menadżerowie projektów prowadzą bieżący monitoring, który polega na kontakcie z beneficjentami realizowanych projektów w celu uzyskania od nich informacji pod kątem utrudnień w ich realizacji z powodu pandemii COVID-19.

Jednym z ułatwień jest również akceptacja przez pracowników Wspólnego Sekretariatu Technicznego elektronicznych wersji dokumentów w celu zachowania terminów, z możliwością późniejszego przedłożenia wersji papierowych. Pracownicy WST weryfikują również raporty na podstawie wersji elektronicznych.

W najbliższym czasie pracownicy Wspólnego Sekretariatu Technicznego Programu Polska-Rosja 2014-2020, przeprowadzą zdalnie dwa szkolenia – dla rosyjskich audytorów oraz beneficjentów projektów zatwierdzonych w ramach celów tematycznych „środowisko” i „dostępność”.

Podsumowanie działań Sekretariatu:

  • telefoniczne i mailowe wsparcie beneficjentów
  • bieżący monitoring projektów pod kątem utrudnień w ich realizacji z powodu pandemii COVID-19
  • akceptacja elektronicznych wersji dokumentów w celu zachowania terminów, z   możliwością przedłożenia wersji papierowych w  późniejszym terminie
  • weryfikacja raportów przez WST na podstawie wersji elektronicznych
  • organizacja szkoleń on-line
  • wprowadzenie ułatwień dla beneficjentów w zakresie realizowanych zamówień publicznych, m.in. wyłączenie zasady konkurencyjności podczas udzielania zamówień mających na celu przeciwdziałanie COVID-19

 

Program Interreg South Baltic

Na stronie programu Południowy Bałtyk zostały opublikowane wytyczne dla partnerów projektów dotyczące realizacji projektu podczas zagrożenia epidemicznego spowodowanego przez COVID-19.

Dostępne są również artykuły z zarządzeniami IZ dla wyłącznie polskich beneficjentów:

  1. https://southbaltic.eu/-/public-procurement-contracts-can-be-concluded-online
  2. https://southbaltic.eu/-/information-for-polish-beneficiaries-on-the-principle-of-competitiveness-in-counteracting-negative-consequences-of-the-situatione-caused-by-covid-19

 

W razie dodatkowych pytań i wątpliwości pracownicy Centrum Projektów Europejskich są do Państwa dyspozycji.

 

Opublikowano 28.05.2020 12:51:16

Zmiany treści (3)